Tüm konaklama tesisleri ve oteller için karşılaşılabilecek en büyük sorunlardan birisi de son dakika iptalleridir. Her tesisin amacı mümkün olan en yüksek doluluk kapasitesine ulaşmak olduğundan, beklenmedik rezervasyon iptalleri belirlenmiş hedefleri alt üst edebiliyor. Üstelik sorun sadece boş kalan odalar değil, beklenen doluluk oranlarına göre önceden yapılmış olan hazırlıkları da bozarak, işletmecileri ve yöneticileri zor durumda bırakabiliyor.
Normal şartlarda iptaller konaklama ve otelcilik sektörünün bir gerçeği. Her dönemde uçuş iptalleri, son dakika program değişiklikleri, sağlık sorunları gibi beklenmedik gelişmeler yüzünden belli sayıda misafirin rezervasyonlarını iptal etmesi ön görülebilir ve önlem alınabilir bir durum. Fakat daha geniş kitleleri etkileyen durumlarda rezervasyon iptalleri kabul edilebilir oranların çok üzerine, yüzde 20 hatta yüzde 30 gibi bir orana ulaştığında, bu işletme için ciddi bir soruna dönüşebilir.
Peki bu gibi durumlarda neler yapılabilir?
Boş kalan odaları yeniden satın
İlk amaç doluluk oranını yüksek tutmak olduğundan, iptal edilen rezervasyonlar sonucunda boşa çıkan odaları özel son dakika kampanyaları ile yeniden satışa sunmak en uygun hareketlerden biri olacaktır. Eğer HotelRunner kullanıyorsanız bu işlemi saniyeler içerisinde kolaylıkla gerçekleştirebilir ve anında sosyal medya üzerinden müşterilerinize duyurabilirsiniz.
Sosyal kuponlar yaratın
Bu son dakika kampanyalarınızı oluşturup sosyal medya üzerinden duyururken, sosyal kuponları kullanmanız rezervasyon sayınızı hızla artırmak için son derece etkili bir yöntem olabilir. HotelRunner’ın sosyal kupon ve pormosyon özelliği sayesinde özel kampanyanızı sadece sosyal ağlarda duyurmakla kalmaz, misafirlerinizin bunları özel indirimler kazanmak için kendi arkadaşları ile paylaşmasını da teşvik edebilirsiniz.
İptal nedenlerini öğrenin
Rezervasyonlarını iptal eden kişilerle iletişim kurarak, iptal nedenlerini öğrenmek sonraki dönemlerde işinize yarayabilecek çok değerli bilgiler edinmenizi sağlayabilir. Sorunun işletme ile mi ilgili, kişisel mi, yoksa farklı bir konu mu olduğunu öğrenmeniz, eğer mümkünse bir dahaki sefere tekrarlanmaması için alabileceğiniz önlemlerini de keşfetmenizi sağlar.
Yanlış bilgilendirme varsa düzeltin
Diğer yandan rezervasyonu iptal eden kişilerle iletişime geçtiğinizde bu misafirlerin bir kısmının iptalden vazgeçmesini de sağlamanız mümkün olabilir. Özellikle de konu bir yanlış anlaşılma veya yanlış bilgilendirmeden kaynaklanıyorsa bu sayede müşterilerinizi ortada iptali gerektirecek bir sorun olmadığına ikna edebilirsiniz.
Yoğun rezervasyon iptalleri ile karşılaştığınız durumlarda eğer konu yanlış bir bilgilendirme kaynaklı ise bununla ilgili sorunu tespit ettikten sonra, sosyal medya ve diğer pazarlama kanalları üzerinden misafirlerin endişe ettikleri konunun aslında onları etkilemeyeceğine dair mesajlarınızı aktarabilirsiniz.
Geri dönmelerini sağlayın
Her şeye rağmen rezervasyon iptalini isteyen müşteriler belki bu sefer tesisinizde misafir olmayacaklar ama sonraki dönemlerde geri gelmelerini sağlamak da sizin elinizde. Bir kere rezervasyon yapmış olan müşterilere rezervasyon iptalinde yapılan maddi kesintinin bir kısmını daha sonraki ziyaretlerinde indirim olarak geri kazanma şansı sunabilirsiniz. Böylece daha uygun olan başka bir zamanda onları yeniden ağırlamak ve böylece müşteriyi tamamen kaybetmemiş olmak mümkün olabilir.
Yukarıda saydığımız önerilerin hemen hepsi HotelRunner üzerinden kolaylıkla yönetebileceğiniz detaylar. Dilerseniz HotelRunner’ın özelliklerine göz atarak sizin işinize yarayabilecek hangi imkanlar sunduğunu kendiniz de inceleyebilirsiniz.
